项目背景及目标 

近几年来，农村金融机构利用IT外包快速推进业务发展，但自身的IT外包管理尚未完善，外包规模的持续增长给外包资源的有效使用和管理带来了很大的挑战，主要表现为：

一是IT外包管理体系缺少抓手，虽然制定了信息科技外包的管理办法和相关制度，但无法落地执行，难以实现有效的管理。二是IT外包全生命周期管理不健全，外包人员规模持续增大、变更频繁，但安全管控手段薄弱，造成IT服务水平下降或出现项目延期等问题。三是IT外包绩效考核体系不完备，缺失对信息科技外包服务过程有效监控与评价的机制,评价主体不明确,监控指标缺乏定量化。四是IT外包管理效率较低，外包项目和人员的管理规模不断增长，而管理维度不断拓展、监管要求不断提高，外包管理人员工作耗时费力、管理难度持续增大。

外包实践表明，传统的项目条线式管理模式已经难以适应适应外部监管和农村金融机构自身管理要求,由此产生的潜在、系统性风险不断积累,对农村金融机构业务系统安全稳健运营造成影响。为此，福建农信结合实际情况及IT整体战略规划等，以“兼顾外包风险控制和外包绩效”为设计目标，提出依靠“科技管理科技”，通过建设外包管理系统，改变IT外包管理方式，实现IT外包风险管理的质效提升。

项目方案

依据信息科技外包风险监管要求，福建农信设计提出了适合于自身的信息科技外包管理体系框架。同时，为配合体系的全面落地，福建农信启动了外包管理系统建设，为外包管理体系的运转提供信息化支撑。

（一）福建农信信息科技外包管理体系

福建农信信息科技外包管理体系包括外包管理策略、外包管理组织、外包风险管理、外包商管理、外包合同管理、外包人员管理、外包安全管理等。针对外包管理三要素（外包商、外包项目、外包人员），构建外包全周期管理制度体系和规范，将监管指引各项要求融入到信息科技外包日常管理中，实现信息科技外包风险可控，绩效可期。

（二）系统功能架构

外包管理系统主要包含外包供应商管理、外包人员管理、外包合同管理等模块、外包项目管理等。

（三）系统主要功能

1.外包供应商管理

（1）供应商资源池管理：建立供应商数据库、供应商数据库的更新及维护等。

（2）供应商尽职调查：对外包供应商进行相关调研，识别供应商级别、是否重点供应商等。

2.外包人员管理

（1）外包人员资源池管理：建立外包人员数据库、外包人员数据库的更新及维护等。

（2）外包人力资源需求管理：针对外包人员资源需求进行收集并在系统上进行审批。

（3）外包人员入场管理：通过简历筛选、笔试、面试的外包人员，由用人部门提交入场申请。

（4）外包人员考勤管理：对外包人员实行早晚考勤管理，支持钉钉考勤审批记录的自动导入处理。

（5）外包人员变更管理：由项目组或驻场代表提出外包人员变更申请。

（6）外包人员月报管理：以合同为单位、季度为周期，由外包人员提交相应行方负责人审批。

（7）外包人员绩效评价：根据外包人员不同岗位配置特定的评价指标。

（8）外包人员离场管理：外包人员离场申请及审批、外包人员离场前的手续办理等流程。

3.外包合同管理

（1）外包合同模板管理：外包合同模板的建立、更新及维护。

（2）合同信息管理：包括外包合同基础信息、合同签订信息、付款计划、合同附件、背景资料等合同信息的管理。

（3）人力外包合同结算：根据人员租用周期获取对应的考勤、评价数据并自动结算，完成确认后自动生成符合计财部门要求的付款申请材料，实现人力外包合同的全流程自动结算和付款发起。

4.外包项目管理、外包服务目录

（1）外包项目信息管理：同步项目管理平台中的所有项目信息，识别并跟踪涉及外包的项目。

（2）外包服务目录管理：同步项目管理平台中的应用系统信息，识别各系统的允许外包程度、外包模式、实施方式。

创新点

（一）外包管理扁平化

在现有组织架构下，借助外包管理系统，实现直接管理所有主办部门信息科技项目的外包资源需求申请和使用情况。信息科技外包的管理办法和实施细则，可通过系统内嵌入操作流程，确保外包资源管理尺度的统一。

（二）外包信息集中化

改变了以往各外包资源使用部门手工管理、各自为政的模式，同时与项目管理平台、合同管理系统实时交互，实现项目信息、合同信息、付款信息在相关系统间数据一致，确保信息科技外包整体情况的准确性。

（三）外包操作流程化

重构了外包管理的流程，设置了从外包需求申请、外包人员入场、驻场考勤、考核评价、变更、退场的全过程管理功能，提高了外包管理的效率。

（四）外包结算自动化

自动获取数量庞大的外包人员考勤、绩效评价等数据，根据租用周期及费用规则，实现人力外包结算、付款申请的全流程自动化处理，解决以往外包合同结算数据量大、结算工作量大、易出错、结算周期长的难题，极大提升结算效率。

（五）外包监控数据化

将以往多个在线下手工维护的报表、台账“搬进”外包管理系统，通过系统对数据进行管理，并进行数据整合和关联分析，提升了外包情况的监控效率，实现外包历史数据持续沉淀，为后续外包监控智能化创造条件。

技术实现特点

外包管理系统应用主要基于J2EE技术以及采用面向服务的SOA总线机制和构件开发模式进行设计，采用MVC（模型层－表现层－控制层）模式组织设计应用，主要技术如下：

显示层：以HTML5+CSS3+JS为表现载体；

业务逻辑层：采用主流开源框架SpringMVC来控制事务和业务逻辑；

持久层：采用主流持久层框架Hibernate。

项目过程管理

2018年5月以来，外包管理系统主要功能及优化提升：

2018年5月，用户管理、角色管理、组织架构、职务管理

2018年6月，数据字典、资源管理

2018年7月，流程管理、代办任务、已处理任务、消息管理

2018年8月，供应商信息管理、尽职调查

2018年9月，外包人员信息管理、人力资源需求

2018年10月，外包人员进退场管理、人员变更

2018年11月，考勤管理、月报管理、评价管理

2018年12月，合同信息管理、合同模板管理、人力合同提醒、合同付款计划

2019年1月，外包人员统计、供应商统计

2019年2月，人力资源需求优化

2019年3月，人员进退场流程优化

2019年4月，合同导入优化

2019年5月，外包人员考勤统计优化、人员月报优化

2019年6月，人员评价优化

2019年7月，外包服务目录、外包项目管理

2019年8月，合同信息管理优化、合同结算、合同付款记录

2019年9月，对接与合同管理系统付款接口

运营情况

外包管理系统上线以来，2019年至今已登记管理供应商74家，在场外包人员448人（其中租用人员258人，项目外包人员190人），录入人力外包合同55份，完成租用人员月报评价576人次。

项目成效

通过信息科技外包管理系统建设，实现了以下成效：

（一）降低合规风险：适应监管机构信息科技外包风险监管指引对信息科技外包管理的相关要求，使福建农信信息科技外包管理更加合规。

（二）提高管理水平：符合福建农信自身信息科技外包管理需求，实现对外包商、外包项目、外包人员的规范化、精细化管理，提高了信息科技外包管理水平。

（三）节约管理成本：通过信息科技外包管理系统对外包相关工作进行集中管控，将原有的线下手工方式的考核、评价、结算转变为线上自动处理，大幅提升管理效率，节约了管理成本。

（四）提升外包价值：借助科技手段加强信息科技内外部资源的统筹管理，实现外包资源利用的合理化及价值大化。

经验总结

近年来，金融机构通过引入外部IT资源，有效利用外包公司的专业化和人员优势，缓解了内部IT人力资源不足的矛盾。但IT外包是一把双刃剑，既能给金融机构带来便利, 也能带来问题和风险。尤其是对于规模相对较小、实力相对薄弱的农村金融机构，更需要通过科技手段加强IT外包过程的管控，提升外包管理效率，减少外包风险带来的损失，使农村金融机构的IT外包发挥出大价值。