一、项目背景

1.1、国家局试点建设契机

根据《关于开展国家级企业集团数字档案馆（室）建设试点申报工作的通知》，我行拟定并提交了试点建设工作方案。另外，根据《关于印发〈“十四五”时期全市数字档案馆（室）建设行动计划〉的通知》，我行作为重点培养对象，要求在“十四五”期间申报并建设“全国企业集团数字档案室”。

1.2、国家及我行要求 

依据《中华人民共和国档案法》，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，并与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

依据我行《档案管理规定》，我行要研究和运用现代化技术手段管理档案，逐步建立档案管理信息网络，推进全系统档案工作电子化、信息化建设，提高我行档案管理现代化水平。

在上述背景下，我行已将启动档案电子化建设工作列入2021年度的工作计划，并结合实际情况，研究制定了《天津农商银行档案管理数字化转型三年行动方案（2022-2024年）》，着力推进档案管理的数字化转型。

二、项目目标

2.1、满足数字档案馆国家级建设试点要求

我行将在“十四五”期间建设成符合试点验收标准的“全国企业集团数字档案室”。

2.2、满足国家政策规定及我行档案电子化要求

天津市档案事业发展“十四五”规划已将档案电子化作为“十四五”时期的重要任务之一。随着技术发展，档案电子化已经成为档案工作的必然和重点。本项目将建设成为符合国家局、天津局要求的数字档案馆。

2.3、提高我行档案管理水平，满足档案业务高质量发展需要

伴随银行业务不断深化，对档案数据专业管理和利用提出了更高的要求，档案资源数字化，档案管理信息化，档案服务知识化等，通过企业集团数字档案馆的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

2.4、支撑我行档案管理工作的数字化转型

2022年我行全面开启数字化转型计划新方略，聚焦业务数字化、管理数字化和生态数字化三大领域，筑牢数据、科技、运营三大支柱，夯实组织、人才、文化三大基础，通过稳步落实相关事项，实现数字化转型目标，数字档案馆的建设，不仅是我行管理提高的需要，更是全面数字化转型不可或缺的关键一步。

三、项目方案

根据业务需求，企业集团数字档案室系统应涵盖我行档案信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计、分析、利用等全过程规范化管理，能够满足数字档案管理的相关功能性要求，且具备后期类目扩展、维护功能。

档案系统在功能上分为接收中心、管理中心、利用中心三大部分：

接收中心负责采集档案，支持多种数据采集方式，对于OA、操作风险管理、内审档案等常见业务系统可以做到配置后无编程归档；

管理中心严格遵守国家数字档案馆室的规范，支持灵活配置，使档案工作人员可以方便快捷的整理和管理档案资产；

利用中心提供互联网的查询界面，面向利用档案的人员提供档案的在线利用、实体借阅，资料浏览等服务，应用功能架构图如下：

本项目通过全栈信创方案部署，采用海光国产服务器，麒麟V10操作系统，达梦数据库，东方通中间件等，并通过三台服务集群部署，数据库主备模式，保证服务高可用。

四、创新点

我行着手于建立一套涵盖档案信息资源的接收、保存、利用、检索、统计、鉴定、销毁等全过程规范化档案管理系统。提高档案管理的效率和资源服务的安全可靠性，配套提升我行档案库房建设数字化程度。从设计理念、系统架构、安全保障到客户体验、业务逻辑、操作流程等结合实际需求的基础上进行大胆设计，构建统一的界面设计、统一开发、统一部署、统一管理、统一用户体验的软件系统。

系统支持双层PDF扫描（OCR技术）及识别，全文检索、多要素、多维度组合检索等多种检索方式。可检索各门类档案目录及全文。同时针对业务档案，可针对业务主体进行检索，查询相应档案资料，跨档案类目按权限分别显示等自定义扩展需求。

系统实现智能库房管理，包含档案库房管理模块（档案在库房定位查找、显示功能等）、温湿度实时监测系统（监测温湿度情况，定期记录、反馈）及未来加装温湿度实时调节系统的扩展功能等。

系统运用了大量新技术，提高档案管理的效率和资源服务的安全可靠性，配套提升我行档案库房建设数字化程度。

五、技术实现特点及优势

企业集团数字档案室系统的BS体系结构参考了大型互联网系统的技术架构优点，底层薄而通用，逐渐丰富。采用前后端分离的方式进行开发，前端用纯HTML开发，便于调整，JAVA用于实现严谨的业务处理，用于处理如业务以及完成连接池、事物管理、分布式等高端特性，技术架构如下图所示：

前端使用渐进式的VUE框架完成展现，向前端Web应用提供用户符合HTML5的界面，更快速、更高效的完成交互功能。用户在点击过程中，和后台传递请求获得业务数据，前端VUE自己完成渲染。

如图，客户端总体采用mvvm模式：把Model、View、ViewModel分离，UI（view）需要不断更新，但是业务逻辑（ViewModel、Model）较为稳定。

服务端采用SpringBoot的技术架构。主要有认证、授权，文档转换、识别，全文检索、缓存和MQ消息队列几个关键技术点。

六、项目过程管理

天津农商银行于2023年3月启动企业集团数字档案室系统建设项目，以需求为单位分批次开发测试和投产，于9月中旬完成需求功能的编码，11月底完成项目测试工作和生产投产验证，于12月正式投产并推动全行的试运行工作。

七、运营情况

投产运行以来，档案系统运行状态稳定，满足业务使用预期，同时，全面配合开启数字化转型计划新方略，聚焦业务数字化、管理数字化和生态数字化三大领域，筑牢数据、科技、运营三大支柱，夯实组织、人才、文化三大基础，通过稳步落实相关事项，实现数字化转型目标。

八、项目成效

企业集团数字档案室系统将为全行档案管理的标准化、规范化、信息化奠定坚实的基础，助于实现文件的全生命周期管理，显著提升对于档案资源进行深度的挖掘和整理分析，不断完善和提高我行信息资源的收集、分析、利用的能力。为全行档案管理的标准化、规范化、信息化奠定坚实的基础。

九、经验总结

数字档案室的建设，不但是国家与我行的要求，更有助于提高我行决策信息化、精准化。作为国家级企业集团数字档案馆（室）建设试点建设单位，在数字化转型发展的今天，任何企业想要在激烈的竞争中作出科学的决策，就离不开对于整个企业信息资源的分析和利用。数字档案馆能够帮助企业精确了解和掌握各类信息，通过对内部部门档案资源的挖掘管理，有助于破除企业各个部门间存在的数据壁垒，实现信息资源的共享，更好的发挥企业在社会发展中的作用。