一、项目背景及目标

为响应《“十四五”全国档案事业发展规划》文件“逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系”等要求，同时为加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案数字化水平，推进我行治理体系和能力数字化转型，解决传统分散的档案管理模式标准不统一、信息难以共享等问题，我行亟需研发一套可辅助我行档案管理以及利用的专业系统，推动数据档案化与档案数据化协同治理，促进档案数据共享、释放档案数据要素价值，赋能业务高质量发展。

二、创新点

（1）全栈信创技术底座，筑牢安全可控根基

基于海光CPU、麒麟操作系统、达梦数据库、青云云平台等全栈国产化技术栈，构建档案系统预归档服务、档案管理服务、档案利用服务、档案鉴定服务等微服务模块，采用Spring Cloud框架实现服务解耦，通过Kubernetes容器化部署提升系统弹性伸缩能力，支撑秒级高并发访问。

（2）多维度管理体系，破解多分支架构治理难题

本项目创新打造三级立体化管控架构，破解多全宗管理、分支行管理等难题。

①多全宗管理

系统实现对纳入管理的每个立档单位建立全宗单位，支持全宗群管理，每个全宗单位有唯一全宗号、全宗名称。维护立档单位的档案类型、档案数据、机构组织、用户、流程、权限等相对独立、互不影响。

②租户级定制

系统实现对各分行进行定制化配置，并且支持统一的升级。使用相同的基础架构和代码来扩展管理和应用范围，推动应用维护更加简单经济。

③权限管理矩阵

在全行范围内提供了多层级传递依赖的权限管控体系，按照职、责一体化的维度，实现总行至网点细化了权限控制力度。

（3）低代码数据治理中枢，激活数据要素价值

针对传统档案管理的数据碎片化、数据孤岛化痛点，本项目创新构建了“采-治-存-用”全生命周期标准化的归档数据治理体系，实现档案数据资产价值提升。

①低代码扩展平台

根据国家档案法相关标准设计统一的API接口协议，支持RESTful/SOAP等多协议及ZIP/XML等多格式数据交互。当有外围系统对接推送时，档案系统可通过低代码平台实现“零编程”扩展，仅需要在界面新增档案门类，进行简单拖拽和配置，即可快速生成对应的表单页面，将档案门类ID提供外围系统，外围系统按接口规范组装数据，进行数据处理加工后调用档案系统通用接口即可进行数据传输。

②全流程数据治理

建立“接收-清洗-质检-入库”闭环机制，通过字段格式标准化、智能去重、逻辑校验、文件OCR结构化转换等多项治理工序，确保数据质量合格后进行归档存储。

③生态化数据循环

对接综合办公系统、综合信贷管理系统等多个业务系统，形成“业务系统生产数据->档案系统治理存储->归档数据反哺应用”的双向循环。

（4）“AI+档案”智能中枢，重塑档案管理链条

本项目运用“AI+”融合创新模式，解决海量档案数据处理效率瓶颈，推动档案管理从人工操作向智能化转型。

①智能鉴定

涵盖档案开放鉴定、价值鉴定与到期鉴定三大功能。运用智能模型，依据用户规则和标准，深度分析档案电子全文内容。自动判定档案开放属性、匹配保管期限、生成到期处置建议，实现档案鉴定自动化、智能化，提升档案管理效率与科学性，为档案工作提供智能高效的解决方案，强化档案信息利用与安全保护，推动档案工作高质量发展。目前模型已经进行了大部分的的数据训练，外围系统在调用归档接口进行著录条目的时候，调用智能鉴定的API服务接口即可返回对应的保管期限，目前准确率达到85%，后续准确率会根据行里的数据增长持续增高。通过智能鉴定，减少了人工筛选保管期限的耗时，同时提高了保管期限的正确率。

②智能检索

档案搜索不再局限于传统的检索方式，而是融合了音视频内容提取、图 像识别、自然语言理解等跨模态技术，为用户提供了更加智能、全面的搜索体验。

三、项目技术方案

（1）功能设计方案

基于ISO14721所推荐的OAIS（Open archival information system，OAIS）模型，结合《电子文件管理系统通用功能要求》 (GB/T 29194-2012)和我行需求，实现档案收、存、管、用的规范管理。

①档案收集

针对不同的数据来源，设计不同的收集方式，以实现综合办公系统、综合信贷管理系统、运营管控平台、财务系统等各类档案的自动归档；实现业务经办资料自动关联在线自动归档或事后归档；纸质档案数字化加工内容通过批量导入、挂接的方式进行收集；部分增量档案通过手工著录的方式进行收集。

②档案存储

从数据层档案库的建设，包括公共基础库、业务库、元数据库、前置交换库。系统在存储设计上采用了达梦数据库、XSKY分布式对象存储、Elasticsearch搜索引擎混合架构，充分发挥了不同存储技术的优势，实现了对结构化与非结构化数据的高效管理。达梦数据库作为关系型数据库，主要负责存储和管理档案相关的结构化数据，如档案分类信息、元数据、用户权限以及业务流程数据。与此同时，系统采用了XSKY分布式对象存储作为非结构化数据的存储引擎，用于存放档案中的大文件，如扫描件、图片、音视频等。

③档案管理

从档案业务的基础管理着手，设计档案扫描、数字档案管理、整理编目、检索查询、档案借阅、统计分析、安全保密、打印输出、系统管理、实体档案管理、信息订阅等管理操作功能，满足档案业务信息化管理的要求。

④档案利用

打破档案“重藏轻用”的传统思维和各业务条线间信息闭塞的僵局，构建一体化联动体系，让档案充分发挥其价值。一是设计智能检索，系统对结构化数据进行分词拆分，通过格式转换服务对扫描件、图片、PDF等非结构化数据进行OCR识别，提取文本内容，并将其转化为可搜索的结构化数据存入到全文检索ES数据库，以此达到高效准确的检索；二是与综合办公系统互联，打破系统及部门壁垒，提升档案利用的便捷性。

（2）分层设计方案

系统整体采用分层架构进行设计，在功能扩展、性能优化、安全性、可维护性等方面均具备显著优势。各层次功能独立且协同工作，能够有效应对复杂的业务需求和技术挑战。

①应用展现层（Presentation Layer）

负责系统的用户界面展示，提供友好的人机交互界面。使用现代化前端框架（Vue.js）构建响应式界面。支持多设备适配（如PC、移动端），提供一致的用户体验。并且界面灵活可扩展，便于后续功能迭代和界面优化。

②业务应用层（Business Application Layer）

封装核心业务逻辑，处理具体业务规则和流程。采用Spring Boot构建微服务，实现业务功能模块化。通过事件驱动架构（如Spring Cloud Stream）处理异步业务流程。业务逻辑独立于底层实现，便于功能扩展和维护。

③应用服务层（Application Service Layer）

提供统一的服务接口，协调业务逻辑和数据访问。使用Spring Cloud构建服务网关（Spring Cloud Gateway），统一管理API访问。集成服务治理功能（如服务发现、熔断、限流），提升服务可用性。服务接口标准化，便于外部系统集成和内部服务扩展。

④基础服务层（Foundation Service Layer）

提供系统运行所需的基础支撑服务，如日志管理、监控告警、配置管理等。使用ELK（Elasticsearch、Logstash、Kibana）实现日志集中化管理。采用Prometheus + Grafana进行系统监控和性能分析。集成Spring Cloud Config实现动态配置管理。提升系统的可观测性和管理效率，便于快速定位和解决问题。

⑤平台调度层（Platform Scheduling Layer）

负责系统的任务调度和资源管理。使用Spring Cloud Task实现任务管理，支持定时任务和一次性任务。集成Kubernetes进行容器化任务调度。提升资源利用率，确保任务可靠执行。

⑥数据层（Data Layer）、存储层（Storage Layer）

负责系统的数据存储和管理、负责系统的文件存储和管理。使用国产达梦数据库实现高可用和可扩展的数据存储。集成Redis实现缓存管理，提升系统性能。使用消息队列（RocketMQ）实现异步数据处理。支持高并发和大数据量场景，确保数据一致性和可靠性。使用对象存储服务（Xsky）实现文件存储。支持大规模文件存储，具备高可用性和扩展性。

⑦基础设施层（Infrastructure Layer）

提供系统的运行环境和基础资源。使用云平台提供弹性计算资源。集成容器编排工具（KubeSphere）实现微服务容器化部署。使用负载均衡器实现高可用性。提升系统的可扩展性和容灾能力，降低运维成本。

（3）信创生态融合方案

在基于海光CPU、麒麟操作系统、青云、达梦数据库等信创生态上，搭建智能索引服务、OCR服务、智能统计服务、多租户服务等基础服务层，并在基础服务层的基础上组建预归档服务、档案管理服务、档案利用服务、档案鉴定服务等应用服务层，通过企业服务总线、kafka打通综合办公系统、综合信贷管理系统、小微信贷系统、财务系统等多个行内系统，实现信息的实时互联对接，形成端到端的业务数据归档闭环，从而替代纸质文件归档的繁琐操作，有效提升归档信息及时性，释放人工工作量。

（4）数据治理方案

梳理办公类、信贷类、会计类业务流程及数据，将业务中产生的具有保存价值的数据纳入档案管理范畴，并在档案资源建设与业务管理中融合数据管理技术方法，制定标准化的档案数据归档接口。并同步优化综合办公系统、综合信贷系统等外围系统，强化归档前的源头数据质量控制。对推送综合档案管理系统的数据进行标准化清洗，包括字段格式统一、数据去重、逻辑校验、数据规整、文件转换、OCR识别等操作后进行归档存储，确保档案数据的质量，激活档案数据的资产价值。

四、项目过程管理

项目建设周期为9个月，项目按档案类型分为三个阶段实施，每个阶段都包含了需求分析、设计、开发、测试、投产和试运行等多个关键活动。项目于2023年8月11日启动，通过项目启动会明确了项目的目标、范围、团队角色和初步计划。

（1）第一阶段：文书档案

需求分析：2023年8月12日-2023年9月30日

设计开发：2023年9月30日-2023年10月20日

SIT测试：2023年10月20日-2023年11月17日

性能及安全测试、UAT测试：2023年10月20日-2023年11月17日

一阶段上线投产：2023年11月23日-2023年11月23日

试运行：2023年11月23日-2024年2月23日

（2）第二阶段：信贷档案

需求分析：2023年8月12日-2023年9月30日

设计开发：2023年9月30日-2023年10月25日

SIT测试：2023年10月25日-2023年11月17日

性能及安全测试、UAT测试：2023年11月17日-2023年12月13日

二阶段上线投产：2023年12月14日-2023年12月14日

试运行：2023年12月14日-2024年3月14日

（3）第三阶段：会计档案

需求分析：2023年12月11日-2024年2月8日

设计开发：2024年2月8日-2024年5月30日

SIT测试：2024年5月30日-2024年6月15日

性能及安全测试、UAT测试：2024年6月15日-2024年7月5日

三阶段上线投产：2024年7月11日-2024年7月11日

试运行：2024年7月11日-2024年10月11日

五、运营情况

项目实现全行档案管理的信息化、规范化、数字化、一体化和互联共享。项目三个阶段投产后，已在全行推广铺开使用。截止2025年5月末，已完成综合办公系统、综合信贷管理系统、小微信贷系统、信用卡系统、财务系统、运营管控平台等多个业务系统的对接工作，累计归档结构化数据超36万条、非结构化文档超8TB。

六、项目成效

（1）数字化资产沉淀

建成全行级档案资源库，累计归档结构化数据超36万条、非结构化文档超8TB，形成覆盖办公、信贷、会计等重要业务的数字资产池，为后续释放数据要素价值奠定基础。

（2）提升业务处理效率

通过系统的自动化收集与整理进行档案的规范化管理，减少人工操作，提高档案收集、整理的效率和准确性。提供快速查询、调阅功能，缩短档案查找时间，提升档案利用效率。实现了信贷、财务、运营、小微企业等档案的统一管理，减少重复劳动，提高跨部门协同效率。

（3）提升风险管理能力

通过信贷档案数据资产沉淀，激活档案数据要素价值，赋能信贷风险管理，为反欺诈监测、授信政策调整等关键决策提供数据支撑，增强全行风险防控的数字化能力，构建起数据驱动的智能风控新范式。

（4）绿色金融实践创新

本项目通过构建数字化档案管理体系，创新践行绿色金融发展理念。系统投产后逐步推行“单套制”电子档案归档模式，替代传统纸质档案管理，构建了“数字化+低碳化”双轮驱动的绿色运营体系，形成可复制的金融行业绿色转型解决方案，为金融机构践行“双碳”战略提供创新实践路径，有效支撑绿色金融品牌建设与可持续发展转型。

七、经验总结

系统建设是一个复杂且重要的过程，涉及需求分析、系统设计、数据迁移、安全性管理等多个方面。在项目建设过程中，总结了以下几点经验：

（1）充分的需求分析和规划

在项目启动阶段，进行全面的需求分析，明确系统功能、性能、安全性和扩展性等方面的要求。制定详细的项目计划，包括时间表、资源分配和里程碑，确保项目按照预期推进。

（2）数据迁移和整合

在新系统建设时，确保现有档案数据的顺利迁移，进行数据清洗和格式转换，保证数据的完整性和一致性。提前规划接口设计和数据交换机制，确保数据的无缝衔接。

（3）系统设计和架构优化

设计系统时，注重可扩展性、可维护性和高性能，选择合适的数据库类型和架构，本项目使用了微服务架构体系，并且引入智能模型，增强了系统的智能化，极大减少人工的介入。并且项目强化安全性设计，包括数据加密存储、访问控制和权限管理，确保系统数据的安全。

（4）全面的测试和质量保证

在系统开发完成后，进行充分的测试，包括单元测试、集成测试、性能测试和安全测试，确保系统稳定运行。建立有效的质量保证流程，及时发现和修复系统问题，提升系统整体质量。

（5）用户培训和支持

系统上线前，为用户提供充分的培训，确保他们能够熟练操作系统。建立用户支持机制，及时解决用户使用过程中遇到的问题，提供必要的技术支持和咨询服务。